Zarządzenie Rektora Uniwersytetu Gdańskiego nr 70/R/15 omawia warunki techniczne przygotowania prac dyplomowych (magisterskich i licencjackich).

• W szczególności: "Praca dyplomowa jest składana nie później niż 14 dni przed wyznaczonym terminem egzaminu dyplomowego."  Dla prac magisterskich oznacza to, że egzamin odbędzie się nie wcześniej niż po dwóch tygodniach.  Ale terminy egzaminów licencjackich są sztywne, w tym roku 5 lipca oraz 15 września, prace złożony zbyt późno będą skutkowały egzaminem w terminie dużo póxniejszym.
• Zarządzenie nie określa jasno liczby egzemplarzy.  Wymagany jest jeden egzemplarz dla każdego autora, który dołączany jest na stałe do akt. Oczywiście recenzent i promotor muszą mieć dostęp do prac w celu dokonania oceny.
• Zarządzenie nie określa szczegółowego formatu strony tytułowej, jest jasne, że strona ta musi zawierać tytuł pracy, nazwiska (i nr albumów) autorów, nazwisko (i tytuł) promotora, określenie, że jest to praca licencjacka lub magisterska, określenie uczelni, wydziału i kierunku studiów, miejsce (czyli Gdańsk) i rok powstania.
• Zarządzenie wymaga, by płyta była podpisana przez promotora poświadczającego zgodność wersji drukowanej i elektronicznej. Proszę to wziąć pod uwagę planując składanie pracy na ostatnią chwilę.

Warto też pamiętać o regulaminie studiów Uniwersytetu Gdańskiego, konkretnie § 29, ust. 9: "Za  zgodą  dziekana,  praca  dyplomowa  może  być  rezultatem  pracy  zespołu  studentów, jeżeli  indywidualny wkład  studenta  w  przygotowanie  danej  pracy  jest  możliwy  do ustalenia". Tzn. trzeba złożyć odpowiednie podanie i trzeba w pracy określić indywidualny wkład każdego z autorów.

W związku z powyższym w porozumieniu z dziekanatem ustaliłem co następuje:

• Studenci studiów stacjonarnych składają w dziekanacie JEDEN egzemplarz pracy (każdy z współautorów, jeśli jest ich więcej) razem z innymi dokumentami opisanymi na stronie dziekanatu.
• Studenci studiów stacjonarnych składają w sekretariacie, a studenci studiów niestacjonarnych również w dziekanacie, dodatkowo DWA egzemplarze każdej z prac, niezależnie od liczby współautorów, dla recenzenta i dla promotora.
• Można uzgodnić z promotorem, że jego egzemplarz jest niepotrzebny, zostawiam to indywidualnej decyzji każdego z promotorów.
• Zarządzenie Rektora określa minimalne wymagania co do zawartości treści elektronicznej na płycie CD/DVD dołączanej do akt studenta. Jednakże, jeśli treścią pracy dyplomowej jest program i recenzent ma go ocenić, to program powinien był dołączony do pracy.  Szerzej, jeśli praca zawiera inne elementy podlegające ocenie, to też odpowiednie pliki powinny znaleźć się na płycie.  Brak takich materiałów może spowodować, że recenzent nie będzie w stanie wydać oceny pozytywnej.  Oczywiście praca nie musi zawierać żadnych dodatkowych materiałów oprócz tego co jest wydrukowane, wówczas lista wymagana Zarządzeniem jest wyczerpująca.